Muhasebeye yeni başlayan kişi Luca Pacioli, kitap tutmada yaygın olarak kullanılan çift giriş sistemini keşfeden kişidir. Defter tutma çift giriş sistemi, ticari işlemlerin bir hesabın farklı taraflarını borç veya kredi etkisi ile etkilediği bir sistemdir.
Borç bir varış yerini, kredi ise parasal bir fayda kaynağını gösterir. Muhasebede, işlem kaynağı kredilendirilir ve hedef hesap borçlandırılır. Her iki kavramı da vergilendirme olabilir, ancak herhangi bir muhasebe uygulaması için bir gereklilik olabilir.
Borçlar, bir bilançoda varlıkların artmasına ve borçlarda veya özkaynaklarda azalmaya neden olan giderler veya bir hesaptan diğerine ödenen tutardır. Borçlanma, borçlu olduğu anlamına gelen Latince 'debere' teriminden kaynaklanan resmi bir muhasebe ve defter tutma uygulamasıdır. Bilançoların pozitif tarafına ve sonuç kalemlerinin negatif tarafına bir borç yerleştirilir. Defter tutma işleminde borç, çift girişli defter tutma sistemlerinin sol tarafına girilir. Karşı taraf kredileri içerir.
Defter tutma işleminde aşağıdakilere dikkat etmek önemlidir:
Borçlandırma yoluyla artırılan hesapların bazıları varlıkları (hesap alacakları, envanter, ekipman ve nakit), Giderleri (kira, ücretler, faizler), zararları ve vadesiz hesapları içerir. Borçlarla azaltılan hesapların bazıları borçlar (borçlar), özsermaye (hisse senedi ve dağıtılmamış kârlar) içerir. Borç bakiyeleri, bir seri giriş yapıldıktan sonra kalan tutardır. Çifte defter tutmada kredi ve borç hesapları eşit bırakılmalıdır.
Krediler, borçlular tarafından alacaklılara ödenmemiş muallak tutarlardır. Muhasebe defteri içinde bilançoların sağ tarafına kaydedilir. Bir hesap hesaba katıldığında, bu hesapta negatif bir miktar olduğu anlamına gelir. Ödenecek sonuçlardaki artmış tutarlar nedeniyle yükümlülüklerdeki artış, sonucun negatif bir miktarda artırılması.
Çift giriş ilkesi, bir hesap üzerindeki bir etkinin başka bir hesaba yansıtılması gerektiğine dair kredileri de yönlendirir. Kredi veren, kredi veren kişidir. Alacaklılar ve borçlular arasında ürün veya hizmet karşılığında kredi sunulmalıdır. Ödeme belirlenen süreye göre yapılır.
Defter tutmada aşağıdakileri anlamak önemlidir:
Kredilerle artırılan hesaplar, borçları (Borçlar), gelirleri (satışlar, kazançlar) ve kazançları içerir. Kredilerle azaltılan hesaplar, nakit, alacaklar, arzlar ve son olarak arazi gibi varlıkları içerir.
Bu iki muhasebe terimi arasındaki temel farklar aşağıdaki nedenlerle belirlenebilir:
Borçlar bir hesaptan ödenen tutarlardır ve varlıklarda artışa neden olur. Krediler, borçluların alacaklıları nedeniyle ödenmemiş tutarlardır.
Borç, defteri kebir hesaplarının ve bilançoların sol tarafına yerleştirilir. Kredi, defter hesaplarının ve bilançonun karşı tarafına yerleştirilir.
Kişisel hesaplarda alıcının defterleri borçlandırılırken, diğer tarafta verenler kredilendirilir.
Kredi, geri çekilen bir tutarı belirtmek için kullanılır. Borçlar eklemeleri belirtmek için kullanılır.
Nominal hesaplardaki gider ve zararlar borçlanırken, bu hesaplardaki gelir ve kazançlar kredilendirilir.
Borç ne geldiğini gösterirken kredi ne olduğunu gösterir.
Kredi artışı borcu azaltır ve borç artışı krediyi azaltır.