Satış ve satınalma defterleri muhasebe uygulamasında kullanılan ikincil defterlerden ikisi olduğundan, satış defteri ve satınalma defteri arasındaki farkı bilmek faydalıdır. Satış defteri ve satınalma defteri, ayrıntılı satış ve satın alma verilerini kaydetmek için kullanılan iki alt defter seti olarak tanımlanabilir. Bu farklı defterleri muhafaza etmenin temel amacı, karar almayı kolaylaştırmak, yönetime satış / satın alma miktarları, gelir ve gider akışları hakkında gerekli, ayrıntılı bilgileri sağlamak ve borçlu ve alacaklılardan gelen ve alacakları cari olarak belirlemektir..
Hesap sistemine giren satış defteri, her zaman belirli bir kuruluşun tüm kredi satış işlemlerini kaydeder. Bir defter tutmanın temel amacı, işletmenin borçlularını kaydetmek ve izlemek. Satış defteri, satış faturası numaraları, müşteri isimleri, KDV, navlun ücretleri, satış miktarı, ödeme koşulları vb.Gibi kredi satışlarının genel detaylarının yanı sıra farklı borçluları koruyan çok sayıda bireysel hesaptan oluşur..
Satış defteri bir planlama aracıdır. Yöneticilerin satın alma koşullarına göre ödeme yapmayan borçluları izlemelerini ve takip etmelerini sağlar ve ayrıca karlı müşterileri belirlemeye yardımcı olur.
Satınalma defteri, bir kuruluşun tüm kredi satın alma işlemlerini kaydeden bir hesap defteridir. Satınalma defteri tutmanın temel amacı, ayrıntılı satın alma kayıtları tutmak ve alacaklıları izlemektir. Farklı alacaklıların bireysel hesaplarını ve makbuz numaraları, KDV, satınalma siparişi numaraları, ödeme süresi ve ödeme koşulları gibi diğer merkezi bilgileri içerir.
• Hem satış hem de satınalma defterleri, genellikle muhasebe departmanı tarafından tutulan dahili bir veritabanı olarak kabul edilir..
• Bu iki tür deftere eklenmiş ayrıntılı bilgiler, belirli bir dönemin sonunda (genellikle aylık) özetlenir ve genel muhasebe aracılığıyla ilgili kontrol hesaplarındaki kayıtlar.
• Satış defteri ve satınalma defterinde yer alan bilgiler, alacaklıların ve borçluların durumlarını ilgili kontrol hesaplarının bakiyesiyle uzlaştırmaya yardımcı olur.
• Satış defteri aynı zamanda satış alt defteri, satın alma defteri aynı zamanda satın alma alt defteri olarak da bilinir.
• Satış defteri kredi satış işlemlerini kaydeder. Satınalma defteri, kredi satın alma işlemlerini kaydeder.
• Borçları kaydetmek ve izlemek için satış defteri kullanılır. Satınalma defteri alacaklıları kaydetmek ve izlemek için kullanılır.
• Satış defteri kaynak belgeleri satış faturaları ve borç dekontlarından / notlarından oluşur. Satınalma defteri kaynak belgeleri tedarikçi faturaları ve alacak dekontlarından / notlarından oluşur.
• Normal şartlarda satış defterlerinde borç bakiyesi vardır. Satınalma defterinde normalde bir kredi bakiyesi vardır.
• Satış defterinin nihai tutarı, genel defter aracılığıyla satış defteri kontrol hesabına aktarılır. Bu arada, satınalma defterinin nihai tutarı defteri kebir aracılığıyla satınalma defteri defter hesabına aktarılır..
Hem satış hem de satınalma defterleri bir kuruluştaki çok sayıda düzenli işlemi kaydetmek ve izlemek için kullanılır. Satış defteri kredi satışları ve borçlularla ilgilenir. Buna karşılık, satınalma defteri kredi alım işlemlerini ve alacaklıların bilgilerini kaydeder. Belli bir dönemin sonunda bu defterler özetlenir ve toplam tutarlar ilgili kontrol hesaplarına kaydedilir..