Teklif mektubu, işverenlerin adaylara iş teklifi duyurmak için gönderdikleri bir belgedir. Teklif mektupları genellikle görüşme sürecinden sonraki adımdır ve şirketin konumu ve önerilen maaş gibi potansiyel pozisyon hakkında yüzeysel bilgiler içerir.
Adaylar söz konusu işi kabul etmek istediklerini onayladıktan sonra, randevu mektupları teklif mektuplarını takip eder. Bu mektuplar, yeni çalışanın işe hazırlanmasına yardımcı olmak için pozisyon hakkında daha ayrıntılı bilgi sağlar ve aynı zamanda şirket ile yeni işe alınan iş sözleşmesinin kanıtı olarak hizmet eder.
Teklif mektupları bir aday için bir pozisyon için seçildiklerini bildirmek üzere tasarlanmıştır. Mektup tipik olarak temel bilgileri içerir, böylece aday işin kendileri için gerçekten doğru olup olmadığına karar verebilir. Bir iş teklifini kabul eden bir aday, teklif mektubunu mevcut işlerinden göreceli cezasızlıkla istifa etmek için kullanabilir - teklif mektubu mevcut bir iş sözleşmesini kırmak için uygun bir yöntemdir.
Randevu mektupları teklif mektuplarından daha fazla bilgi sağlar, çünkü bir aday teklif mektubundaki pozisyonu kabul ettikten sonra gönderilir. Randevu mektubu yaklaşmakta olan istihdamın kanıtı olarak kullanılabilir ve iş teklifini kabul ederek adayın kabul ettiği sözleşmenin resmi bir kopyası olarak kabul edilir..
Teklif mektupları, bir adayın mülakat yaptıktan ve referans sağlama veya arka plan kontrolünden geçme gibi ön işlemleri tamamladıktan sonra verilir. İşe alım süreci daha gayri resmi ise, bir işverenin görüşme yapmadan teklif mektubu gönderebilmesi mümkündür, ancak işveren ve aday zaten birbirini tanımıyorsa bu nadirdir. İşe alım sürecinin bu noktasında, bir çalışan genellikle saygısız olmadan teklifi reddedebilir, çünkü bir şirket genellikle istenen aday resmi olarak kabul edene kadar ret mektupları göndermeyecektir..
Tanımı gereği, bir randevu mektubu her zaman bir teklif mektubunun ardından gelir. Özel sektörde randevu mektubu genellikle çalışan çalışmaya başlamadan önce gelir. Ancak, hükümet işleri için, yeni kiralama bir ajansla deneme süresi sona erene kadar bir randevu mektubu verilmez. Durum böyleyse, yeni kiralama, randevu mektubu şeklinde resmi bir sözleşme alana kadar tam bir çalışan olarak kabul edilmez ve bundan önce kolayca kovulabilir. Bir randevu mektubu bir sözleşme gibi doğal olarak bağlayıcı olmasa da, adayın pozisyonu zaten kabul ettiği ve şirket muhtemelen diğer tüm adayları reddettiği için işi bu noktada reddetmek (ciddi bir yaşam krizine engel olmak) kaba kabul edilir..
Bir teklif mektubu, adayın pozisyonu rahatça kabul edebileceği veya reddedebileceği kadar detay içermelidir, ancak bu mektubun çok fazla bilgi vermesine gerek yoktur. İşverenler teklif mektubundan çıkararak ilgili ayrıntıları gizlememelidir, ancak bu aşamada adayın işin minutisini bilmesine gerek yoktur. Tipik bir teklif mektubu en azından pozisyon unvanını ve herhangi bir sıralamayı (GS işçi seviyesi gibi), maaş, yer ve başlangıç tarihini içerir. Adayın çalışmaya başlamadan önce daha fazla evrak işi tamamlaması gerekiyorsa - örneğin bir arka plan kontrolünü veya güvenlik açıklamasını sonuçlandırmak - işveren teklif mektubunda bunu belirtmelidir.
Bir randevu mektubu, önceki teklif mektubundan çok daha ayrıntılı olmalıdır. Bu mektup, adayın gerçekleştirmesi beklenen belirli görev ve görevleri, haftada toplam çalışma saatlerini ve tatil zamanı ve sağlık sigortası gibi faydaları tanımlamaktadır. Randevu mektubu esasen bir sözleşme olduğundan, çalışma şartlarını, fesih yöntemlerini ve şirkete özgü ek ayrıntıları da içerebilir.
Teklif mektupları ve randevu mektupları, işe alma sürecinde sağlanan bir iş sözleşmesinin resmi versiyonlarıdır. Ancak, amaçları benzersizdir.