İş Dağılımı Yapısı (WBS) ile Kaynak Dağılımı Yapısı (RBS) arasındaki fark

İş dökümü yapısı her proje için önemli bir çıktıdır. WBS aracılığıyla proje yöneticisi, ekibin gerçekleştirmesi gereken işleri kolayca yönetilebilen küçük bölümlere ayırmak için iyi bir konumdadır; RBS ise proje yönetimi söz konusu olduğunda verimliliğin önemli bir parçası olarak kabul edilmektedir. RBS aracılığıyla, proje yöneticisi belirli bir görevi hiyerarşik sırayla gerçekleştirmek için gereken kaynakların bir listesini derleyebilir.

RBS'yi WBS'den farklı yapan nedir

WBS, yapılacak tüm iş kapsamının, proje ekibinin her üyesinin anlayabileceği daha küçük bölümlere ayrılmış olarak görsel bir temsilidir. Bunun nedeni, tamamlanma seviyelerinin her birinde, bu aşama ile ilgili tanımlar ve detaylar olmasıdır. Aksine, RBS coğrafi kaynaklara veya örgütsel kaynaklara ayrılabilir. Doğru ve verimli RBS için gerekli olan diğer araçlardan bazıları kaynak tahmini, kaynak takvimi ve etkinlik listelerini içerir.

Bunun nedeni, herhangi bir projeyi yönetirken, projeyi tamamlamak için farklı proje bileşenleri ve proje kaynaklarıyla çalışmak zorunda olmanızdır. İyi bir örnek, proje ekibinizin üyeleri.

Üstlendiğiniz projenin ömrü boyunca üretken ve stratejik olarak dengeli olduklarından emin olmalısınız.

Şimdi, verimli bir WBS bulmayı planlıyorsanız, aşağıdakileri görmenize yardımcı olacak bazı önemli yönergeler şunlardır:

• Proje / nihai çıktı her zaman en üst seviyededir
• Tüm öğeleri her zaman aynı seviyede tanımlamanız gerekmez
• Çalışma grupları 10 günden fazla sürmemelidir
• Her çalışma grubu bağımsız olmalıdır
• Çalışma gruplarında yapı boyunca çoğaltma olmamalıdır.

Aşağıdakiler, bir ev inşa etmek için bir WBS'nin bir segmentinin basit bir temsilidir:

Ev inşa etmek

                                              Yapı temeli                     İç Dış

tamamlama                         % 24% 45% 30

Bütçe                               50.000 dolar 86.000 dolar 72.000 dolar

Projenin gerçekleştirilecek farklı kısımlarını gösterir ve kendileri için gerekli bütçe ve tamamlanma düzeyi hakkında daha fazla bilgi sağlar..

Bu nedenle, WBS belirli bir projenin haritası / taslağıdır. Ana proje bir WBS'de teslim edilen anahtardır ve oradan, her biri nasıl teslim edileceğine dair spesifik özelliklere sahip daha küçük alt kategorilere ayrılmıştır..

Öte yandan, RBS hakkında konuşurken, bazı önemli araçları kullanarak çalıştığını bilmelisiniz. Proje yöneticilerine bu araçları kullanarak verimli bir RBS kullanmaları ya da yürütmeleri istenir. Bunlar aşağıdaki gibidir:

• Etkinlik listesi

Bu, projenin tamamlanması için anahtar olan tüm faaliyetlerin bir listesidir. Proje yöneticisi sadece bir listeye ihtiyaç duymaz, aynı zamanda bu listeler hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi almaları gerekir. Bu bilgiler ayrıca listelenen faaliyetlerin tükettiği kaynakları da içerecektir..

• Kaynak tahmini

Her faaliyetin verimli, verimli ve daha da önemlisi maliyet etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için, proje yöneticisi ihtiyaç duyulan kaynakların hacmini, türünü ve çeşitliliğini tahmin etmelidir..

Bu tahminler çarpıksa, projenin hedeflerine ulaşmak imkansız olabilir veya bir bütün olarak proje başarısız olabilir.

• Kaynak takvimi

Kaynak takvimi, zaman içinde kaynakların kullanılabilirliği ile ilgilidir. Proje yöneticisi, projeyi tamamlamak için gereken tüm kaynakların bir listesine ihtiyaç duyacaktır..

Bu kaynaklar ayrıca uzun vadede kullanılabilirliklerine göre listelenmelidir. Bu bilgi, proje yöneticisinin ihtiyaç duyulan kaynakların belirli bir süre boyunca mevcut olup olmayacağını tespit etmesi açısından önemlidir, bu nedenle proje durmaz.

Şu anda, RBS, yapılarına dahil edilen proje yönetimi yazılımı ile giderek daha önemli hale geliyor. Herhangi bir proje yönetimi programı kullanıyorsanız, giriş yapabilir ve ihtiyacınız olan kaynakların kullanılabilirliğini ve daha da önemlisi bunların nasıl sınıflandırıldığını kontrol edebilirsiniz..

Bu genellikle kuruluşa, proje yöneticilerinin kullanılan tüm kaynaklar hakkında basit bir veritabanından çok fazla ayrıntı görüntüleyebilmeleri anlamında yardımcı olur..

Bir WBS'nin RBS odağına karşı önemi

Proje yöneticisinin ve proje ekibinin, projeyi tamamlamak için gereken işi organize etmek ve tanımlamaktan başka bir WBS'den türetebileceği birkaç önemli faydası vardır. WBS aracılığıyla, yapının en üst katmanlarından bir bütçe ayırmak daha kolaydır. Bu yapıldıktan sonra, her bir departmanın bütçeleri WBS'deki bozulmaya göre yapılandırılabilir.

Maliyet ve zaman tahminleri genellikle her WBS bölümü için sağlanır. Bunu yaparak, tüm proje için bir program ve uygun bütçe hazırlamak daha kolaydır..

Bir PYP aracılığıyla, bireysel proje sektörlerinin performansını izlemek de daha kolaydır. Proje yöneticisi, projenin performans maliyetini anlatmak, sorunlu alanları belirlemek ve daha da önemlisi projenin düzenlenmesindeki kilit meseleleri anlatmak için iyi bir konumdadır. Tersine, RBS'de, kaynakların hiyerarşik bir listesinin vurgulanması önemlidir. Önemli olsun ya da olmasın, tüm kaynakları listelemeniz gerekir. Proje seviyelerinin her birinin belirli sayıda kaynağa ihtiyacı olacaktır. Bunlar, her bir seviyenin tamamlanmasına ve son olarak tüm projenin tamamlanmasına yönelik önemlerine göre listelenmelidir..

Listelenen kaynaklar daha sonra proje yöneticisinin sınıflandırılmasında yardımcı olmak için oldukları kaynak türünden daha küçük kategorilere ayrılır. Sınıflandırma, her bir kaynak türünün tanımlanması ve yönetilmesi daha kolay olan tek varlıklar halinde gruplanana kadar farklı alt gruplara ilerleyecektir..

WBS ve RBS'nin Avantajları

Bir PYP'nin faydalarından biri, proje yöneticisinin bir projenin sahip olabileceği olası riskleri belirlemesine yardımcı olmasıdır. Projenin net olarak tanımlanmamış herhangi bir şubesi olması durumunda, ele alınması gereken bir risk alanı haline gelir. Bu tür risklerin uygun şekilde takip edilmesi ve proje devam ederken dikkatli bir inceleme yapılması gerekmektedir..

Projenin programın gerisinde kaldığı görülüyorsa, proje yöneticisinin KYS'ye başvurması ve mücadele eden alanları tespit etmesi ve işleri tersine çevirmek için uygun kararı vermesi daha kolaydır. Buna karşılık, RBS'nin, özellikle kaynakların alt gruplara bölünmesinin acil yararı, yönetim merkezlerinin çalışmasını kolaylaştırmaktır. Denetim çok daha kolay hale gelir ve süreçte çok zaman kazanılır.

Denetim otoriteleri projeye devam ederken her bir kaynak grubunu izleyebilirler. Projenin belirli seviyelerini, başkalarına güvenmeden, tamamlanmaları için doğru kaynakları paylaştırmadan hızlandırmak daha kolaydır. Bu nedenle, özellikle projenin farklı seviyelerinin tamamlanması eş-bağımlı değilse, bazı projeler belirlenen son tarihten önce kolayca tamamlanabilir..

İyi bir RBS planı uygulandığında, yönetim de katılan ekiplerin her biri için mevcut olan toplam kaynak sayısının iyi bir resmini elde etmek için iyi bir konumdadır. Mevcut kaynakları anlamak dışında, kaynakların nasıl kullanılacağını da yönetebilirler..

Yukarıdaki bilgileri karşılaştırarak, bir PYP içindeki farklı alt çıktılara renk atamanız önerilir. Bu, tüm projenin ilerlemesinin bir ısı haritasını almak için önemlidir. Ayrıca, tamamlanmış proje alanları ve gevşeyen alanlar üzerinde yönetimin dikkatini çekmeyi kolaylaştıracaktır..

WBS, uygun şekilde ele alındığında, proje üzerinde çalışan ekiplerin verimliliğini arttırmanın ve projenin zamanında tamamlandığını görmenin iyi bir yoludur. Proje yöneticisi, projeyi zamanında tamamlayabilmeleri için gerekli becerileri belirleyebilir, ancak RBS söz konusu olduğunda, türlerini anlamalıyız. Geleneksel RBS tipi bir organizasyonel RBS'dir. Zaten kurulmuş olan hiyerarşik organizasyon sistemleri genellikle bu RBS'nin yaratılmasına yardımcı olur. Bir kuruluş RBS'sindeki kaynaklar genellikle her kuruluş departmanının ve çalışma grubunun ihtiyaçlarına göre dağıtılır. Bunlar, kuruluş tarafından gerçekten tanımlanmış ve belirlenmiş kategorilerdir.

Coğrafi RBS çoğu durumda geleneksel değildir. Coğrafi bir RBS'nin temel kaygısı, söz konusu kaynakların dağılımı ve / veya konumu ve kuruluşun ihtiyaçlarına bağlı olarak bunların farklı yerlerde nasıl tahsis edileceğidir..

özet

Sonuç olarak, hem WBS hem de RBS, bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanması ve ilgili proje ekiplerinin verimliliğinin anahtarıdır. Aşağıdaki yapılardan herhangi birini tanımlayan anahtar noktalar şunlardır:.

İş Dağılımı Yapısı	Kaynak Dağılımı Yapısı
o Çalışmayı kategorilere ayırır	o Kaynakları kategorilere ayırır
o Proje ilerleme denetimine yardımcı olur	o Kaynak kullanımının denetlenmesine yardımcı olur
o Proje grupları bağımsız olmalıdır	o Kaynak grupları birbirine bağlı olabilir
o Proje zaman çizelgesine vurgu	o Kaynak tahsisine vurgu